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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE
INFORMACIÓN CREATIVA LTDA

Tabla de contenido
CAPÍTULO PRIMERO 2
DISPOSICIONES GENERALES 2
1.1 Objetivo de la Política 2
1.2 Alance de la Política 2
1.3 Titulares a quien va dirigida la Política 2
1.4 Cumplimiento Normativo del Régimen de Protección de Datos Personales 2
1.5 Identificación del Responsable de la Información 2

CAPÍTULO SEGUNDO 3
TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES 3
2.1 Tipos de Datos Personales en Posesión 3
2.2 Tratamiento al que se someten los datos personales en posesión de INFOCREA 3
2.2.1 Recolección 3
2.2.2 Almacenamiento 4
2.2.3 Uso 5
2.2.4 Circulación 5
2.2.5 Supresión 5
2.3 Finalidad de la Información Personal 5
2.4 Autorización para el tratamiento de datos personales 6
2.5 Medidas de Protección 6

CAPÍTULO TERCERO 7
DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES 7
3.1 Derechos que le asiste como titular del dato 7
3.2 Procedimiento para que los titulares de la información pueda ejercer sus derechos 7
3.3 Personas facultadas para realizar una consulta o reclamo 8
3.3.1 Información que debe acreditar el titular del dato 8
3.4 Canales habilitados para el ejercicio de los Derechos de Habeas Data 9
3.5 Responsable del cumplimiento de la Política de Protección de Datos Personales 9

CAPÍTULO CUARTO 9
DISPOSICIONES FINALES 9
4.1 Medidas permanentes 9
4.2 Vinculatoriedad de la Política 10
4.3 Cumplimiento de los principios para el Tratamiento de Datos Personales 10
4.4 Inscripción de las Bases de Datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos 10
4.5 Fecha de Aprobación de la Política y Entrada en vigencia 10

CAPÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES

1.1 Objetivo de la Política

La Política de Tratamiento de Información Personal tiene como propósito brindar los parámetros, reglas y condiciones para el tratamiento de la información personal que reposa en las bases de datos de INFORMACIÓN CREATIVA LTDA., en adelante, INFOCREA.

1.2 Alcance de la Política

La Política de Tratamiento de Información Personal establece el tratamiento, disposiciones generales y específicas sobre los datos personales que INFOCREA recolecta en el marco de sus actividades ordinarias, así mismo, establece los derechos que tienen los titulares de la información, y los mecanismos que se han dispuesto para hacer efectivo el ejercicio del derecho al habeas data.

1.3 Titulares a quien va dirigida la Política

La Política de Tratamiento de Información Personal, se encuentra dirigida a los empleados, clientes, proveedores, y en general cualquier titular de información que, con ocasión a nuestras actividades, requiramos de su información personal para el desarrollo de las mismas.

1.4 Cumplimiento Normativo del Régimen de Protección de Datos Personales

La presente Política de Tratamiento de Información, da cumplimiento al Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia, en especial, el artículo 15 y 20 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Sentencia C-748 de 2011 y la Circular 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

1.5 Identificación del Responsable de la Información

Para efectos de identificar a INFORMACIÓN CREATIVA LTDA, como responsable de la información, se relacionan los datos de contacto:

a. Razón Social y NIT: INFORMACIÓN CREATIVA LTDA. NIT: 800.219.325-2
b. Dirección y Domicilio: Cr. 49A No. 91-85 Bogotá – Colombia
c. Correo electrónico: csalazar@infocrea.com
d. Teléfono: (1) 533 11948

CAPÍTULO SEGUNDO

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

2.1 Tipos de Datos Personales en Posesión

INFOCREA recolecta datos personales de carácter público, privado y semiprivado.

De acuerdo a la clasificación del Registro Nacional de Bases de Datos Personales, las categorías de datos que tiene INFOCREA y que puede tener en un futuro si así lo desea bajo la clasificación de la SIC son las siguientes:

TIPO DE DATOS PERSONALES CONTENIDOS EN LAS BASES DE DATOS DE INFORMACIÓN CREATIVA LTDA
DATOS DE IDENTIFICACIÓN
Datos Generales de Identificación de la persona: Nombres, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, nombre, estado civil, sexo, etc.
Datos específicos de la identificación de la persona: Firma, nacionalidad, datos de familia, firma electrónica, otros documentos de identificación, lugar y fecha de nacimiento, muerte, edad, etc.
DATOS DE UBICACIÓN
Datos de ubicación relacionados con actividad comercial o profesional de las personas: dirección teléfono, correo electrónico
DATOS DE CONTENIDO SOCIOECONÓMICO
Datos de información tributaria de la persona
Datos relacionados con la actividad económica de la persona
Datos relacionados con la historia laboral de la persona, experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, llamados de atención, etc.
Datos relacionados con el nivel educativo, capacitación y/o historial académico de la persona
Datos generales relacionados con afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social: EPS; IPS; ARL, fechas ingreso/retiro EPS, AFP, etc.
OTROS DATOS
Datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios de las personas
Datos personales de acceso a sistemas de información: usuarios, IP, claves, perfiles, etc.

2.2 Tratamiento al que se someten los datos personales en posesión de INFOCREA

Los datos personales que se encuentran en posesión de INFOCREA están sometidos al siguiente tratamiento:
2.2.1 Recolección

El tratamiento de la información personal que realiza INFOCREA, se obtiene a través de diferentes actividades relacionadas con su objeto social, y las obligaciones que tiene como empleador. La información se solicita de manera directa al titular.
Los instrumentos que utiliza INFOCREA para recolección de la información, cuentan con todos los requisitos establecidos en la normatividad en materia de protección de datos personales, y obedecen a los principios de libertad y finalidad, por lo que, en cada uno de ellos, se encuentra incorporada la autorización del consentimiento para el tratamiento de los datos personales. Estos instrumentos son:

Fuentes de captura de Información personal
No Área Instrumentos Tipo de Formato
1 Área Administrativa Contratos Laborales y Acuerdos de Confidencialidad Físico
2 Área Administrativa Formato Creación y Actualización de Clientes Físico
3 Área Administrativa Comprobante de Prestamos Físico
4 Área Administrativa Formato Solicitud de Permisos Físico
5 Área Administrativa Formato de Actualización de datos de Personal de Nómina
Exámenes de Ingreso, Incapacidades, Pagos Prestacionales Físico
6 Coordinación Bases de Datos Formularios de la página web: http://www.catalogodesoftware.com/ Digital
7 Coordinación Bases de Datos Formularios de la página web: http://equiposysoluciones.com/ Digital
8 Coordinación Bases de Datos Formularios de la página web: http://www.guiagrh.com/ Digital
9 Coordinación Bases de Datos Formularios de la página web: http://www.informacioncreativa.com/ Digital
9 Coordinación Bases de Datos Formularios de páginas web de productos o servicios de clientes incluidas en los portales:
http://www.catalogodesoftware.com/
http://equiposysoluciones.com/
http://www.guiagrh.com/ Digital

Estas son las únicas fuentes de recolección de información personal, si alguna área o rol de un proceso genera un nuevo formato donde se capture información personal, deberá comunicar previamente al Área que haga las veces de Oficial de Datos Personales.

2.2.2 Almacenamiento

El almacenamiento de la información personal contenida en nuestras bases de datos, relativa a nuestros empleados, clientes y proveedores, se encuentran en nuestros servidores, los cuales están ubicados en las instalaciones de INFOCREA. La información personal que los usuarios y/o clientes registran en los formularios de contáctenos de las páginas web referenciadas en el numeral 2.2.1 se encuentran servidores ubicados en Estados Unidos, en ambos casos, cuentan con todas las medidas de seguridad física, técnicas y administrativas.

2.2.3 Uso

El uso de la información almacenada en nuestra base de datos, tiene diferentes objetivos, entre ellos, se encuentran:

a. Distribución de las publicaciones gratuitas y pagas, envío de correos comerciales a terceros, campañas publicitarias.
b. Comercialización de bases de datos de información exclusivamente pública y comercial, donde las fuentes de información son en algunas ocasiones bases de datos públicas.
c. Llevar registro y control de la nómina de la INFOCREA
d. Llevar el registro y control de los clientes y proveedores para los respectivos pagos, y en general, para
e. Llevar registro y control de la información, orientada a la administración de INFOCREA y todos los procedimientos administrativos relativos al manejo diario y propios al core de la Organización.

2.2.4 Circulación

INFOCREA no comparte los datos que recolecta, con terceros. Los datos circulan internamente de manera restringida, de acuerdo a los usos y finalidades para los que se requieran. No obstante, INFOCREA puede comercializar bases de datos con información exclusivamente pública y comercial, donde las fuentes de información son en algunas ocasiones bases de datos públicas. INFOCREA garantiza el respeto y cumplimiento de los principios para el tratamiento de los datos personales. INFOCREA aclara que no comercializa ni vende, datos personales de carácter semiprivado, privado, sensible ni de niños, niñas y adolescentes.

2.2.5 Supresión

La supresión de la información personal, se realiza una vez ha cumplido el ciclo para la cual se solicitaron los datos, o en los casos en los cuales el titular de la información solicite la eliminación de la información, siempre y cuando la ley lo autorice, de todas formas, en el marco del manual interno de procedimientos de INFOCREA, se establece los criterios, en que se procede a dicha eliminación.

2.3 Finalidad de la Información Personal

INFOCREA, en el desarrollo de su objeto social recopila constantemente datos personales, con distintas finalidades y usos, dentro de los cuales se enmarcan:
a. Publicidad y prospección comercial
b. Publicidad propia y/o de terceros
c. Ofrecimiento de Productos y servicios
d. Procedimientos administrativos
e. Remisión de información a los titulares, relacionada con el objeto social INFOCREA
f. Relaciones laborales y condiciones de trabajo
g. Financiera y Tributaria
h. Gestión Contable, fiscal y administrativa, gestión de proveedores y contratistas

2.4 Autorización para el tratamiento de datos personales

INFOCREA solicita de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma, podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley.

2.5 Medidas de Protección

INFOCREA tiene adoptado medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, internamente INFOCREA ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:

a. Políticas en la Infraestructura tecnológica perimetral en la red de datos (Sistema de prevención de intrusos (IPS), Firewalls, correo seguro, control de contenido, control de acceso a la red, antivirus)
b. Políticas en la Infraestructura tecnológica y políticas de control de acceso a la información, aplicaciones y bases de datos.
c. Políticas de implementación tecnológica que minimizan el riesgo de las plataformas críticas ante desastres
d. Políticas de implementación tecnológica que protegen los computadores y servidores de la organización de malware.
e. Políticas de Tratamiento de la Información Personal
f. Manuales internos de procedimiento para el tratamiento de información personales
g. Cláusulas de confidencialidad en los contratos de trabajo
h. Autorizaciones para el tratamiento de datos en los formatos y espacios donde se capture información personal.

CAPÍTULO TERCERO
DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

3.1 Derechos que le asiste como titular del dato

El Derecho Fundamental al Habeas Data o Protección de Datos Personales, faculta al titular del dato solicitar el acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales que se encuentran en posesión de un tercero, a su vez, puede revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento. La ley reconoce los siguientes derechos al titular:

A. Actualización
Puede solicitar la actualización de sus datos personales en caso de encontrarse fraccionados, incompletos, entre otros.

B. Rectificación y/o corrección
Puede solicitar la rectificación de sus datos personales en caso de que se encuentren errados, parciales o si inducen a error.

C. Supresión
Puede solicitar la supresión de sus datos personales de nuestras bases de datos que tengan fines publicitarios. Se seguirá conservando la información para los fines determinados por la ley.

D. Revocación
Puede solicitar la revocación de la autorización del tratamiento de sus datos personales, de nuestras bases de datos que tengan fines publicitarios.

3.2 Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos

3.2.1 Consulta

A través del mecanismo de la consulta, el titular del dato, podrá solicitar a INFOCREA, acceso a su información personal que reposa en nuestras bases de datos.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible dar respuesta a la consulta dentro del término referenciado, se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta en máximo cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

3.2.2 Reclamo

A través del mecanismo de reclamo, el titular del dato, podrá reclamar a INFOCREA, alguna inconformidad que tenga sobre el uso que se le está dando a sus datos.
El reclamo será atendido en un término máximo de (15) quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho término se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta en máximo (8) ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En caso de que reclamo se encuentre incompleto, se le requerirá, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que INFOCREA no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular.

3.3 Personas facultadas para realizar una consulta o reclamo

Las personas facultadas para solicitar una consulta a INFOCREA, son las siguientes:

a. Los empleados y colaboradores que han tenido alguna relación con INFOCREA
b. Los clientes y proveedores que han tenido o tuvieron alguna relación comercial con INFOCREA
c. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial
d. A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley
e. En general, a cualquier titular de la información personal que repose en nuestras bases de datos.
Estos casos, son meramente ejemplificativos y no son exclusivos, ni excluyentes.
3.3.1 Información que debe acreditar el titular del dato

Para efectos de consulta y reclamos, el titular del dato debe acreditar sus datos de identificación como:
a. Nombres completos y apellidos
b. Tipo y número de identificación
c. Dirección de domicilio
d. Teléfono de contacto
e. Correo electrónico
f. Brindar la información necesaria para tramitar su solicitud

En caso de que sea un reclamo, debe adjuntar los documentos que desea valer, soportar o probar dicha solicitud. En caso de que sea un menor, deberá realizarlo con el adulto Responsable dicha solicitud, sin que en ningún momento le niegue INFOCREA el ejercicio de sus derechos.

3.4 Canales habilitados para el ejercicio de los Derechos de Habeas Data

INFOCREA tiene habilitado el siguiente canal para que los titulares ejerzan su derecho al Habeas Data:

Correo electrónico: coordinadorbases@infocrea.com

El titular debe aportar la información que se referencia en el punto 3.3.1 de la presente política.

3.5 Responsable del cumplimiento de la Política de Protección de Datos Personales

La Coordinación de Bases de Datos de INFOCREA es el área responsable del efectivo cumplimiento de la Política, así como de las consultas y reclamos relacionados con la protección de datos personales de los titulares

En caso de cualquier duda respecto a esta política, puede escribir a coordinadorbases@infocrea.com

CAPÍTULO CUARTO
DISPOSICIONES FINALES

4.1 Medidas permanentes

En el tratamiento de datos personales, INFOCREA, de manera permanente verificará en sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas que se garantice el derecho al habeas data de los titulares y que se obtenga con los requisitos de ley la autorización del titular para el tratamiento de los datos personales

4.2 Vinculatoriedad de la Política

Los empleados y cualquier titular que tenga alguna relación comercial con INFOCREA deberán acatar la presente política, y los manuales internos para su efectivo cumplimiento.

4.3 Cumplimiento de los principios para el Tratamiento de Datos Personales

INFOCREA garantiza los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad sobre los datos que reposan en las bases de datos que se encuentran en nuestra posesión.

4.4 Inscripción de las Bases de Datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos

Dando cumplimiento a la Circular 002 de 2015, realiza la inscripción de las bases de datos que tiene en posesión y de cada Seis (6) meses, o dependiendo del flujo de información personal, actualizará el reporte, ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

4.5 Fecha de Aprobación de la Política y Entrada en vigencia

Esta política entra en vigencia el Primer (01) de Septiembre del Dos Mil Dieciséis (2016)

CESAR SALAZAR
Representante Legal
INFORMACIÓN CREATIVA LTDA